E-Mail-Archivierungspflicht: Was Sie bei der E-Mail-Aufbewahrung berücksichtigen müssen

Die E-Mail-Archivierung stellt Unternehmen vor die Herausforderung, große Datenmengen verwalten zu müssen und dabei sicherzustellen, dass relevante E-Mails aufbewahrt und jederzeit verfügbar sind. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die Archivierung den rechtlichen Anforderungen entspricht und die Datenschutzgesetze eingehalten werden. Wichtig ist auch, dass Ihre E-Mail vor Bedrohungen und Cyberangriffen geschützt und mittels MFA gegen Phishing geschützt sind. Ferner sollte die Archivierung auch noch einfach zu verwalten und durchsuchbar sein. All dies erfordert Zeit, Ressourcen und spezielle Fähigkeiten, die viele Unternehmen nicht haben und deshalb nach einer passenden Lösung suchen.

Warum die E-Mail-Archivierungspflicht wichtig ist

Die Archivierung von E-Mails dient sowohl dem Schutz vor rechtlichen Konsequenzen als auch der Verfügbarkeit wichtiger Informationen. Im Falle von rechtlichen Streitigkeiten oder Prüfungen können Unternehmen durch eine vollständige und ordnungsgemäße Archivierung ihrer E-Mails belegen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Darüber hinaus trägt ein schnelles Finden von E-Mails dazu bei, dass Geschäftsvorgänge effizienter ablaufen. Ohne Archivierung besteht zudem die Gefahr, dass wichtige E-Mails verloren gehen oder unzugänglich sind, wenn sie benötigt werden.

E-Mail-Archivierungspflicht – Herausforderung für Unternehmen

E-Mails haben sich als Kommunikationsform in der Geschäftswelt etabliert und stellen ein zentrales Element der Kommunikation dar. Für Unternehmen sind E-Mails jedoch nicht nur ein wichtiges Kommunikationsinstrument, sondern auch eine relevante Informationsressource. Durch die steigende Datenflut, Gesetzgebung, Compliance-Anforderungen sowie Anforderungen an Sicherheit und Schutz geraten Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Leiter zunehmend unter Druck.

Datenkomplexität steigt

Täglich produzieren, bearbeiten und empfangen Sie und Ihre Teams eine Vielzahl an E-Mails und diese Zahl nimmt stetig zu. Viele E-Mails werden doppelt gespeichert und nicht zentralisiert, sondern in den Postfächern der Mitarbeiter aufbewahrt – oftmals nach individuellen und persönlichen Systemen. Das Durchsuchen dieser Datensilos erfordert einen hohen Zeitaufwand und personelle Ressourcen, was zu hohen Kosten führen kann und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen beeinträchtigt.

Gesetzliche Anforderungen steigen

Gesetzliche Anforderungen, die durch das HGB (Handelsgesetzbuch), die AO (Abgabenordnung) sowie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind, verlangen von Unternehmen eine revisionssichere Archivierung. Wenn Unternehmen ihre geschäftsrelevanten E-Mails nicht archivieren, drohen ihnen rechtliche Konsequenzen.

Datenschutz wird zunehmend aufwendiger

Unternehmen müssen gewährleisten, dass bei der Archivierung von E-Mails sensible Daten geschützt bleiben und vor Datenlecks und Angriffen geschützt sind. Dies stellt sicher, dass die Integrität und Vertraulichkeit von geschäftskritischen Informationen gewahrt bleiben und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen gewährleistet ist.

E-Mail Security mit mimecast

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Die E-Mail-Archivierungspflicht besagt, dass Unternehmen E-Mails aufbewahren müssen, um ihre rechtliche Verantwortung und Geschäftstätigkeit nachweisen zu können. Gemäß HGB (§ 238 Abs. 2) müssen alle geschäftsrelevanten E-Mails (einschließlich aller Datenanhänge), die einem Geschäfts- oder Handelsbrief entsprechen, archiviert werden. Darüber hinaus sind Unternehmen auch verpflichtet, E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug gemäß AO (§ 147) zu archivieren. Dazu gehören unter anderem:

  • Aufträge und Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine, Liefer- und Frachtpapiere
  • Rechnungen
  • Reklamations- und Kündigungsschreiben
  • Verträge
  • Zahlungsbelege
  • weitere buchhalterisch relevante Unterlagen

Die E-Mail-Archivierungspflicht umfasst ein- und ausgehende E-Mails. Als Unternehmer oder Geschäftsführer sind Sie für die Einhaltung der E-Mail-Archivierungspflicht verantwortlich. Bei Verstößen gegen diese Pflicht können rechtliche Konsequenzen drohen. Um sicherzustellen, dass alle erforderlichen E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden, empfiehlt es sich, eine moderne E-Mail-Archivierungslösung zu implementieren. Diese kann automatisiert und zeitsparend sein.

Richtlinien der E-Mail-Archivierungspflicht

Prinzipiell gelten für die Archivierung von E-Mails die gleichen gesetzlichen Bedingungen und Vorschriften wie für Geschäft- und Handelbriefe in Papierformat. Die E-Mail-Aufbewahrungspflicht umfasst:

  • Vollständigkeit: Alle relevanten E-Mails müssen archiviert werden, um eine vollständige Aufzeichnung der gesamten Geschäftstätigkeit und dazugehörenden Kommunikation zu gewährleisten.
  • Integrität: Alle archivierten E-Mails müssen in ihrer Originalform aufbewahrt werden, um die Integrität der Informationen sicherzustellen.
  • Zugänglichkeit: Alle archivierten E-Mails müssen jederzeit leicht zugänglich sein, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Datenschutz: Alle personenbezogenen Daten müssen gemäß den Datenschutzgesetzen archiviert werden.
  • Aufbewahrungsdauer: Alle archivierten E-Mails müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, der durch das geltende Recht und die Branchenvorschriften bestimmt wird.

E-Mail-Archivierungspflicht DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verlangt einen transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten: Von dem Verfassen, Speichern, Bearbeiten bis zur Löschung der Daten – eine optimale Archivierungssoftware hilft Ihnen, die DSGVO-Anforderungen einzuhalten.

Auskunftsrecht
(Art. 15 DSGVO)

Recht auf Löschung
(Art. 17 DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit
(Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsrecht
(Art. 21 DSGVO)

Welche E-Mails dürfen nicht archiviert werden?

Es gibt einige Arten von E-Mails, die Sie aufgrund ihrer sensiblen oder vertraulichen Natur nicht archivieren dürfen. Dazu gehören unter anderem E-Mails mit persönlichen oder finanziellen Daten, medizinischen Informationen oder rechtlichen Dokumenten. Ebenso dürfen Bewerberdaten nicht archiviert werden.

Wie Sie Ihrer E-Mail-Archivierungspflicht sicher nachkommen

Sie müssen E-Mails so aufbewahren, dass eine nachträgliche Veränderung nicht möglich ist. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit einer Archivierung in einem unveränderlichen Format oder auf einem manipulationssicheren Datenträger. Einfache Dateiablagen auf Servern oder externen Speichermedien genügen den gesetzlichen und Compliance-Anforderungen nicht. Auch gängige E-Mail-Programme können diese Anforderungen nicht erfüllen. Zusätzlich müssen elektronische Dokumente ständig auffindbar, abrufbar und maschinell lesbar sein.

E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten und -Anbieter

Wenn Sie sich im Internet über E-Mail-Archivierungs-Anbieter informieren, werden Sie eine Liste von Anbieter finden. Die Angebote variieren in ihren Funktionen und Schwerpunkten und können lokal oder in der Cloud bereitgestellt werden. Bei der Suche nach einer für Sie idealen Lösung kann Ihnen das Gartner Magic Quadrant eine Hilfe sein:

Gartner Magic Quadrant

Die Unternehmensberatung Gartner untersucht seit vielen Jahren die Akteure und deren Positionierung auf wichtigen Technologiemärkten. Ein Gartner Magic Quadrant ist das Ergebnis einer Forschung und soll Unternehmen helfen, einen Überblick über die Position verschiedener Anbieter zu erhalten. Die grafische Darstellung (Quadrant) stellt die Anbieter übersichtlich in vier Gruppen dar und zeigt die Leistungsfähigkeit und Eignung der IT-Produkte und Dienstleistungen. Gartner unterteilt die Anbieter wie folgt:

  • „Leaders“ setzen ihr Angebot gut um und sind für die Herausforderungen von morgen gerüstet.
  • „Visionairies“ haben ein gutes Gefühl, wohin Markttrends gehen, sind in ihrer aktuellen Ausführung jedoch nicht perfekt aufgestellt.
  • „Niche players“ konzentrieren sich auf kleine Segmente.
  • „Challengers“ entsprechen den heutigen Anforderungen sehr gut, zeigen aber keine Intention für Markttrends und Entwicklung.
Mimecast ist im Gartner Magic Quadrant seit vielen Jahren als „Leader“ eingestuft.

Was Ihnen einen E-Mail-Archivierung bringt

Die E-Mail-Archivierungspflicht geht über die IT-Abteilung hinaus und betrifft das gesamte Unternehmen, weil alle Teams und Abteilungen E-Mails versenden, bearbeiten, empfangen und speichern. Die E-Mail-Archivierungspflicht muss an der Unternehmensspitze angesiedelt sein, denn für Einhaltung haftet der Unternehmen oder Geschäftsführer.

Als jahrelanger „Leader“ im Gartner Magic Quadrant überzeugt Mimecast mit 10 entscheidenden Vorteilen der Cloud-E-Mail-Archivierung:

  • Unbegrenzte Skalierbarkeit
  • Keine Anschaffung von physischer Infrastruktur
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Mobilfähigkeit
  • Risikominimierung
  • Einfache und schnelle Suche - nahezu in Echtzeit
  • Unkomplizierter, schneller Zugriff auf Inhalte der Vergangenheit
  • Archivdaten und Wiederherstellung halten das Unternehmen bei Blackout am Laufen
  • Schließen von Sicherheitslücken
  • Erfüllt Rechtliche und Compliance-Vorgaben
Mimecast bietet ein sicheres und einfach zu bedienendes E-Mail-Archiv in der Cloud.

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung mit Mimecast

Das Mimecast Cloud Archiv basiert auf einer hochskalierbaren Cloud-Architektur. Das Cloud-Archiv ersetzt alle lokalen, persönlichen Archive und Altsysteme und sorgt für einen zentralen Speicherort:

  • Secure E-Mail-Gateway für externe ein- und ausgehende E-Mails
  • Protokoll des E-Mail-Verkehrs
  • Synchronisierung der Outlook-Ordnerstrukturen, der Kalenderdaten und Nachrichtenverweise mit LAN lokal oder direkt über Cloud-Synchronisation
  • Archivdaten werden in dreifacher Ausfertigung, über mehrere Rechenzentren einer Region verteilt, gespeichert, um eine optimale Ausfall- und Datensicherheit gewährleisten zu können
  • E-Discovery-Such- und Fall-Management-Tools für Administratoren
  • Mitarbeiter können ihre persönlichen Archiv schnell von überall durchsuchen – selbst, wenn ihnen die primären E-Mail-Systeme gerade nicht zugänglich sein sollten

Sehen Sie in diesem Video, wie Mimecast-E-Mail-Security und -Archivierung funktioniert.

Integration in die bestehende Unternehmens-IT

Mimecast lässt sich unkompliziert in Ihr Unternehmen integrieren und mit mit Exchange, Microsoft 365 oder anderen Nachrichtenplattformen verbinden. So arbeiten Ihre Teams und Mitarbeiter wie gewohnt in „ihrer“ Struktur. Kalender und Kontakte können in das Archiv synchronisiert werden und via Desktop- oder Mobil-App kann jeder Mitarbeiter auf jede gesendete oder empfangene E-Mail zurückgreifen.

FAQ zu E-Mail-Archivierung

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Bodo Gärtner
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